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Betriebskosten Abrechnung

Laut der Betriebskostenverordnung (BetrKV) werden Betriebskosten als Kosten definiert, die durch ein entsprechendes Eigentum (Wohnung, Haus etc.), ein Erbbaurecht am Grundstück oder auch einen bestimmungsmäßigen Gebrauch der gesamten Immobilie, der Anlagen, der Einrichtungen, der Nebengebäude sowie des jeweiligen Grundstücks gekennzeichnet sind (§ 1 BetrKV). Demzufolge können Betriebskosten als kontinuierliche Aufwendungen bezeichnet werden, die für den jeweiligen Eigentümer bzw. Besitzer als Grundstückslast anfallen. Der Gesetzgeber sieht hier vor, dass Betriebskosten in dei ganzheitlichen Bewirtschaftungskosten zu integrieren sind und vom jeweiligen Eigentümer zu tragen werden. Dies gilt auch, wenn der Eigentümer seine Immobilie vermietet hat. Im Mietvertrag wird diesbezüglich allerdings in den meisten Fällen vereinbart, dass der Eigentümer respektive Vermieter die Betriebskosten von seinen Mietern erstattet bekommt. Dies kann in Form einer angemessenen Pauschale oder einer Vorauszahlung mit einer späteren Abrechnung passieren (§ 556 Abs. 2 S. 1 BGB). Wenn Vorauszahlungen vereinbart worden sind, ist ein Eigentümer bzw. Vermieter verpflichtet, mit seinen Mietern die Betriebskosten in Form einer detaillierten Betriebskostenabrechnung jährlich abzurechnen (§ 556 Abs. 3 BGB).

Betriebskostenabrechnung: Gesetzgeber gibt in Deutschland Mindest-Angaben vor

Dabei ist in Deutschland gemäß der gültigen Rechtssprechung vorgesehen, dass eine Betriebskostenabrechnung bundesweit so zu bezeichnende Mindest-Angaben enthält. So müssen vom Eigentümer bzw. von seinen Beauftragten (Verwalter etc.) grundsätzlich die Gesamtkosten für die gesamte Liegenschaft innerhalb einer Betriebskostenabrechnung zusammen gestellt werden. Sind in einer Immobilie mehrere Mieter oder Mietparteien wohnhaft, so ist es zudem zwingend erforderlich, dass der jeweils zu Grunde gelegte Verteilerschlüssel angegeben und ausgiebig erläutert wird. In diesem Zusammenhang darf in einer vorschriftsmäßigen Betriebskostenabrechnung auch auf keinen Fall die Berechnung des jeweiligen Anteils der Mieter an den Betriebskosten fehlen. Hier kann ein Mieter auf einen Blick erfahren, welcher Anteil der Betriebskosten auf die von ihm gemietete Wohnung entfällt und welche Kosten bzw. welchen Betrag er letztendlich tragen soll. Wichtig ist es dabei, dass die einzelnen Positionen nach Betriebskostenarten aufgeschlüsselt sind. Des Weiteren schreibt das Gesetz den Eigentümern bzw. Vermietern vor, dass der Abzug entsprechender Vorauszahlungen seitens der Mieter deutlich zum Ausdruck gebracht wird.

Nur bei formeller Wirksamkeit der Abrechnung wird sie auch für Mieter fällig

Sofern die Eigentümer bzw. Vermieter diese Mindest-Anforderungen innerhalb ihrer erstellten Betriebskostenabrechnung berücksichtigen bzw. erfüllen, ist die Abrechnung formell wirksam. Sollten diese gesetzlichen Anforderungen an eine Betriebskostenabrechnung aber nicht oder nicht im ausreichenden Zustand erfüllt werden, kommt es zu einer formellen Unwirksamkeit, wobei die Zahlung der ausgewiesenen Beträge für die involvierten Mieter dann nicht fällig werden. Der Gesetzgeber geht in Bezug auf seine Vorschriften rund um die Betriebskostenabrechnung hier sogar so weit, dass unter bestimmten Voraussetzungen eine spätere Einforderung von Betriebskosten seitens des Vermieters nicht mehr möglich ist. Eine Abweichung bei Flächenangaben führen diesbezüglich laut einer Entscheidung bzw. eines Urteils des Bundesgerichtshofs (BGH) vom 28. April 2008 (Az.: VIII ZR 262/05 BGH) allerdings nicht zu einer automatischen Unwirksamkeit der Betriebskostenabrechnung im formellem Sinne. Grundsätzlich muss die Abrechnung aber für jeden Mieter oder zum Beispiel auch für Behörden nachvollziehbar sein. Dies bedeutet mit anderen Worten, dass die Betriebskostenabrechnung stets aus ihrer Darstellung heraus verständlich sein muss; zudem muss eine Abrechnung dieser Art für den jeweiligen Mieter jederzeit nachrechenbar sein. Dabei müssen die Kosten innerhalb eines bestimmten Schematas eingeordnet und bezeichnet werden, dass Belege und andere Dokumente bei einer entsprechenden Prüfung jederzeit leicht zugeordnet werden können.

Betriebskostenabrechnung: Einjährige Frist muss zwingend beachtet werden

Die Betriebskostenabrechnung muss prinzipiell einen bestimmten Abrechnungszeitraum umfassen. Dieser Zeitraum darf dabei nicht die Spanne von einem Jahr überschreiten. Allerdings muss ein abzurechnendes Jahr nicht gleich einem Kalenderjahr sein. Wenn diesbezüglich bei Wohnungen eine entsprechende Betriebskostenabrechnung nicht spätestens ein Jahr nach Beendigung der letzten Abrechnungsperiode vorliegt, kann der jeweilige Vermieter bzw. Eigentümer keinerlei Nachforderungen bzw. Nachzahlungen dem entsprechenden Mieter gegenüber geltend machen (§ 556 Abs. 3 S. 2,3 BGB). Allerdings dürfen inhaltliche Fehler auch nach Ablauf der einjährigen Frist vom Vermieter noch berücksichtigt werden (Vgl. Urteil vom 7. November 2004 Bundesgerichtshof; Az.: VIII ZR 115/04). Die Mieter verfügen demgegenüber grundsätzlich über die Möglichkeit zu viel bezahlte Betriebskostenvorauszahlungen auch nach Ablauf der Jahresfrist zurück zu fordern. Einwendungen anderer Art werden nur bei Einhaltung der besagten Frist berücksichtigt. Wichtig in diesem Zusammenhang ist auch das Einhalten des Wirtschaftlichkeitsgebots (§ 556 Abs. 3 S. 1 BGB). Demnach dürfen Vermieter respektive Eigentümer keine Kosten abrechnen, die sich als unwirtschaftlich darstellen.

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