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Instandhaltungskosten

Generell kann man Instandhaltungskosten als Kosten beschreiben, welche anfallen, sobald ein Haus oder eine Wohnung in einem funktionsfähigen Zustand erhalten bleiben soll. In der Regel handelt es sich dabei um vier grundlegende Maßnahmen der Instandhaltung. Dazu gehören die Inspektion, die Verbesserung, die Instandsetzung und die Wartung. Wichtig zu wissen ist auch die Differenz zwischen Instandhaltung, Schönheitsreparatur und Instandsetzung. Dies ist insbesondere für Mieter und Vermieter eine wichtige Unterscheidung. Die Unterscheidung besteht vor allem zwischen Instandhaltung und Instandsetzung sowie den Schönheitsreparaturen. Mieter müssen diese nur durchführen, wenn dies auch ausdrücklich im Mietvertrag festgehalten ist. Darunter zu verstehen sind Maßnahmen, die als wesentlich zu betrachten sind. Darunter versteht sich das Tapezieren sowie das Streichen aller Wände sowie auch von Heizkörpern, Türen und Böden. Die Kosten, die dabei anfallen, muss der Vermieter tragen, wenn es nicht anders im Mietvertrag festgehalten wurde. Ein Ausnahmefall stellt die Instandhaltung nur dar, wenn der Mieter den Schaden verursacht hat, der für die Instandsetzung ausschlaggebend ist.

Der Begriff der Kosten zur Erhaltung der Betriebsanlage in einsatzfähigem Zustand ist noch einmal genauer zu definieren. Unter dem Instandhaltungsbegriff bezüglich der Wartungskosten, Inspektionskosten und Instandsetzungskosten unterscheidet man Kosten, die anlagenbezogene Verschleiße mit sich bringen oder auch Verschleißbeseitigung hervorrufen. Dazu sind zwei Arten bekannt. Erstens existieren Fremdinstandhaltungskosten. Diese werden von externen Unternehmen verlangt, da Erhaltungsmaßnahmen durchgeführt wurden. Zweitens gibt es Eigeninstandhaltungskosten, welche durch die eigene Instandhaltung entstehen.

Zu jeder Instandhaltung gehören auch kostenrechnerische Erfassung und Verrechnungen. Dabei werden die Fremdinstandhaltungskosten als primäre Kostenart angesehen und deshalb direkt zugeordnet. Eigeninstandhaltungskosten hingegen werden per Umlagen verrechnet. Sobald Instandsetzungsmaßnahmen durchgeführt werden, die eine werterhöhende Auswirkung haben sind diese als Abschreibungen in jeder Periode zu verrechnen.

Wie bei jeder Verrechnung und bei jeder Kostenentstehung müssen steuerliche Aspekte beachtet werden. Dazu dient im Allgemeinen die Bilanzierung. Dort werden vor allem laufende Instandhaltungskosten aufgeführt. Diese sind als Erhaltungsaufwand anzugeben und somit als Betriebsausgaben abzusetzen. Sogenannte Reparaturen zählen zu den umfangreichen Instandsetzungskosten und sind als Herstellungsaufwand einzutragen. Zudem besteht die Verpflichtung eine Rückstellung für unterlassene Instandhaltungen anzulegen, sobald sie in den nächsten drei Monaten nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden sollen.

Innerhalb eines Unternehmens bedeuten Instandhaltungskosten, Kosten welche für den Erhalt der Betriebsmittel verwendet werden, um sie in einem einsatzfähigen Zustand zu halten. Problematisch wird insbesondere die Abgrenzung von Instandhaltungskosten und Instandsetzungskosten. Grundlegend kann man definieren, das Instandhaltungskosten vor allem einen präventiven Charakter haben, der kleine, aber regelmäßig abgelaufene Instandsetzungskosten einschließt.

Gerade im Bereich der Produktion können oftmals notwendige vorbeugende Maßnahmen anfallen, die zum Erhalt der Produktionsanlagen beitragen. In der Regel handelt es sich dabei um den frühzeitigen Austausch von Ersatzteilen, wodurch jede Störung verhindert werden soll. Die Berechnung beinhaltet dann alle Kosten, welche Reparaturmaterial, Fremdleistungen und Leistungen des eigenen Betriebs betreffen.

Aber wiederum werden auch die Größen der Aufträge unterschieden. Kleine Aufträge verrechnet man bei den Verrechnungsstellen direkt. Dabei enthält die Rechnung die Kostenstellennummer.
Größere Aufträge hingegen werden aufgrund der längeren Zeitdauer der Arbeiten nicht direkt an die Kostenstelle weitergeleitet und verrechnet, sondern erst mit Werksnummern kollektiv gesammelt. Sobald die Arbeiten beendet sind, kann eine Entscheidung darüber getroffen werden, ob die Verrechnung in einer oder mehreren Perioden stattfinden soll. Soweit es sich um werterhöhende Reparaturen handelt, werden diese nicht in die Kostenrechnung übernommen. Sie erscheinen nur später in der Bilanz und werden dabei auf mehrere Perioden verteilt.

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